Является ли электронная переписка официальным документом

Информационная статья на тему: "Является ли электронная переписка официальным документом" с полным объяснением материала. Если в процессе прочтения возникли вопросы, то вы всегда можете задать их дежурному юристу.

Что такое электронный документ

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

  • сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
  • должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
  • подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
  • подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

  • дате его формирования;
  • авторе данных;
  • наименовании документа;
  • формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Содержание документа

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

  • возможность длительного хранения;
  • удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
  • возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
  • простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Читайте так же:  Обстоятельства освобождающие от уголовной ответственности

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.
  • Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
  • Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
  1. текстовых,
  2. изобразительных,
  3. звуковых,
  4. мультимедийных изданиях,
  5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Распечатка с сайта как письменное доказательство

Виталий Ветров,
управляющий партнер юридической фирмы «Ветров и партнеры»

Если вы можете подтвердить факт только распечаткой с сайта, то будет ли этого достаточно? Ранее я уже приводил практику по схожему вопросу, но выводы судов отличаются.

Поэтому рекомендую прочитать и принять во внимание.

Фабула дела связана с рассмотрением иска о признании недействительными торгов по продаже арестованного имущества и протоколов о результатах торгов по продаже арестованного имущества, а также о применении последствий недействительности сделок в виде возврата сторон в первоначальное положение.

В качестве доказательств несоблюдения требований закона о размещении информации о проведении торгов в информационно-телекоммуникационных сетях лица, участвующие в деле, использовали распечатки с сайта. Суды трех инстанций приняли эти распечатки в качестве допустимых письменных доказательств.

Однако Президиум ВАС РФ посчитал иначе:

  1. Если есть необходимость в подтверждении информации, размещенной на сайте, то нужно использовать обеспечение доказательств, указанное в ст. 103 Основ законодательства о нотариате (например, осмотр доказательств).
  2. Если используются документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети Интернет (п. 3 ст. 75 АПК РФ) , то необходимо обосновать случай и порядок, устанавливающий АПК РФ, законами допустимость такого доказательства.
  3. Если участник процесса не обосновал «возможность предоставления распечатки с интернет-сайта в качестве письменного доказательства, у судов не имелось оснований признавать их допустимыми доказательствами, подтверждающими обстоятельства по делу».
  4. Отсутствие на сайте даты размещения информации также является причиной, приводящей к отсутствию доказательственной силы в целях подтверждения нужного факта.
  5. У суда не имелось процессуальных оснований принимать документы от лица, не являющегося владельцем сайта, но и основывать свои выводы на недопустимом доказательстве только лишь в связи с наличием на распечатке даты, соответствующей предполагаемой дате размещения информации.
  6. Суд отменил акты апелляционной и кассационной инстанции, оставил в силе акт суда первой инстанции, которым иск был удовлетворен.

Что я думаю по этому поводу:

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа?

От бумажного к электронному документообороту

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Реквизиты, определяющие юридическую силу

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

  • наименование вида документа (кроме писем);
  • порядковый номер;
  • наименование организации,
  • дата регистрации;
  • место разработки и подписания;
  • электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

Защита корреспонденции

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

  • наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
  • применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
  • наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.
Читайте так же:  Обязанности ук перед собственником 491 последняя редакция

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

Частные случаи

Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

[2]

В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности. Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

Практические рекомендации

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

Что дальше?

Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал электронный документооборот, облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

Публикации

Электронная переписка как доказательство в суде

Материал подготовили:

Марк Шматов

Электронная почта уже давно стала неотъемлемым элементом делового общения. Неудивительно, что е-мейл переписка нередко становится доказательством для подтверждения своей позиции в суде.

Видео (кликните для воспроизведения).

В каких случаях можно использовать такую переписку в процессе? Что для этого требуется и какие особенности следует при этом учесть?

Прежде всего отметим, что для электронной переписки действуют общие правила о доказательствах. При этом, для установления достоверности электронной переписки необходимо:

А) Идентифицировать отправителя и получателя;
Б) Установить полномочия отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки;
В) Установить аутентичность (подлинность) непосредственного электронного сообщения.

А. Идентификация отправителя и получателя

Регистрация электронного ящика, как правило, носит анонимный характер (не требуется представления документов, удостоверяющих личность физического лица, либо учредительных документов юридического лица), что вынуждена констатировать и судебная практика. Это значительно усложняет процесс идентификации отправителя и (или) получателя электронного сообщения, что представляет собой установление принадлежности электронного почтового ящика тому или иному лицу (отправителю, получателю).

Тем не менее, в судах удается доказать принадлежность электронного почтового ящика конкретному лицу. Например, если сторона в споре утверждает, что почтовый ящик ей не принадлежит, однако счета, которые были отправлены другой стороной на этот адрес, были оплачены, есть результат работ, за который и была произведена оплата, а также отсутствуют доказательства, подтверждающие выполнение таких работ каким-либо другим лицом, то такой стороне откажут в иске о неосновательном обогащении, так как отрицание стороной принадлежности почтового ящика противоречит другим доказательствам по делу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. N 09ап-9501/2013-гк по делу N А40-134500/12).

Б. Установление полномочий отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки.

Анализ судебной практики свидетельствует о том, что лицо, ведущее переписку по электронной почте от имени другого лица (или в его интересах), должно быть на это уполномочено. Если лицо отрицает факт отправки сообщения на определенный адрес, а поступившее на этот адрес письмо является обезличенным, то такое письмо могло быть отправлено кем угодно, в том числе и без волеизъявления этого лица.

Однако если в электронной переписке будут указаны конкретные фамилия, имя и отчество отправителя письма, который и принимал непосредственное участие от имени предпринимателя в переписке с контрагентами (направлял проекты договоров, счета, экспертные заключения), а также, если это лицо выступает представителем предпринимателя (истца) в суде по делу о неосновательном обогащении, то такой представитель не может быть признан неуполномоченным лицом на принятие решений, составляющих предмет переписки (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 17ап-5881/2013-гк по делу n а60-50181/2012).

В. Установление аутентичности (подлинности) непосредственного электронного сообщения.

Электронные сообщения весьма уязвимы на предмет фальсификации, так как они облечены в невещественную форму. Соответственно, установить факт их фальсификации, не имея специальных познаний и технических средств, сложно, поскольку электронное сообщение представляется в суд, как правило, в виде распечатки страниц в Интернете (при этом сама распечатка может не фальсифицироваться, тогда как непосредственно электронное сообщение, содержащееся в Интернете, может быть модифицировано).

Читайте так же:  Почетная грамота федерального агентства лесного хозяйства

Доказательством подлинности сообщения могут служить: нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика, заключение компьютерно-технической экспертизы, наличие электронной подписи.

Нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика лишь констатирует наличие электронного сообщения с определенным содержанием на определенную дату, соответственно, подтверждения принадлежности данного сообщения какому-либо лицу не производится. Поэтому эффективность данного способа установления достоверности электронной переписки ограничивается главным образом случаями, когда стороны спора не отрицают принадлежность им ящиков электронной почты, подвергая сомнению непосредственно содержание электронной переписки либо сам факт отправки тех или иных электронных сообщений.

Достоверность сведений, составляющих электронную переписку, может быть установлена посредством проведения компьютерно-технической экспертизы. Она либо подтвердит факт фальсификации электронного сообщения, либо наоборот, факт его подлинности (Постановление тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2008 по делу N А56-743/2008, Постановление ФАС ЦО от 05.05.2011 по делу N А68-4041/10). Перед экспертом могут быть поставлены следующие вопросы: отправлялась ли с определенного адреса в определенные даты и время письменная информация, идентичная представленной в материалы дела? Если содержание информации, поступавшей с одного электронного адреса на другой, отличалось от содержания представленной в материалы дела информации, то в чем выражается это отличие? Возможно ли изменение содержания электронного письма, хранящегося в почтовом ящике получателя, и если возможно, имеются ли следы изменения содержания письменной информации, поступавшей с одного электронного адреса на другой?

Избежать сложностей в доказывании допустимости электронных документов как доказательств в арбитражном процессе поможет подписание таких документов электронной подписью. В соответствии с Законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных правовых условий использования электронной подписи в процессах обмена электронными документами. На сегодняшний день использование электронной подписи является самым надежным способом идентификации электронного письма.

Форма представления электронного сообщения в суд.

Следует различать допустимость доказательств и надлежащую форму их представления (доказательство может быть принципиально допустимым, но представленным в ненадлежащей форме). Возникает вопрос: что является надлежащей формой представления электронного сообщения в суд?

Помимо экспертного заключения и нотариального протокола осмотра почтового ящика формой представления в суд сообщения также является распечатка, то есть копии сообщения, отпечатанной на принтере самим пользователем электронной почты. Иногда такие распечатки действительно принимаются судами в качестве допустимых доказательств, несмотря на принципиальное отсутствие каких-либо необходимых признаков подлинности (Постановление Девятого ААС от 17.01.2012 N 09АП-34143/2011-ГК по делу N А40-65915/11-32-525).

Еще одним вариантом является предложение суду самому произвести осмотр электронного почтового ящика с предоставлением ему паролей, а также технического устройства. Составляется протокол. При необходимости может быть привлечен специалист (Постановление ФАС Московского округа от 20.10.2010 N КГ-А40/12616-10 по делу N А40-17579/10-19-77). У стороны также имеется право ходатайствовать об исследовании и осмотре доказательств по месту их нахождения (ст. 78 АПК РФ).

Кроме того, если у стороны есть основания опасаться, что в будущем представление электронного сообщения в суд станет по какой-то причине невозможным или затруднительным, она может подать заявление об осмотре электронного почтового ящика в порядке обеспечения доказательств (ст. 72 АПК РФ).

Рекомендации добросовестным клиентам

Для того, чтобы не оказаться в ситуации, когда суд не признает в качестве доказательства электронную переписку сторон, необходимо соблюдать следующие правила: в самом договоре предусмотреть

  • выбор способа связи между сторонами в виде электронной почты;
  • уполномоченные адреса электронной почты, с которых будет происходить переписка, а также порядок изменения таких адресов;
  • обязанность сторон сохранять конфиденциальность паролей от электронной почты и гарантировать отсутствие возможности отправки сообщений третьими лицами;
  • обязанность немедленного информирования о смене адреса почты и нарушения режима конфиденциальности.

Рекомендуется также в обычных бумажных письмах к контрагенту указывать на электронные сообщения, чтобы признать достоверность информации, содержащейся в электронной переписке. Если же в договоре не было каких-либо указаний на электронную почту, либо сам договор был заключен посредством отправления проекта договора и счетов, которые впоследствии были оплачены (акцепт оферты), необходимо найти другие доказательства, подтверждающие информацию в переписке или подтверждающие, что электронная переписка является сложившейся практикой взаимоотношения сторон.

Когда электронная переписка может стать доказательством в суде?

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2012, N 5

КОГДА ЭЛЕКТРОННАЯ ПЕРЕПИСКА МОЖЕТ СТАТЬ ДОКАЗАТЕЛЬСТВОМ В СУДЕ?

В настоящее время практически все сотрудники, даже находясь в одном офисе, для общения между собой пользуются электронными средствами коммуникации. Во-первых, это помогает фиксировать факт переговоров, во-вторых, ускоряет обмен информацией и, как следствие, весь производственный процесс. Кроме того, в отличие от устной беседы, такая переписка не мешает остальным плодотворно трудиться. А для работников на «удаленке» электронная почта — зачастую единственная возможность связаться с работодателем. И даже при возникновении конфликтов всегда можно скопировать предыдущее письмо и напомнить о достигнутых договоренностях. Но будет ли такое доказательство весомым при рассмотрении спора в суде и как при необходимости сделать его таковым? Об этом — в нашей статье.

Примечание. Подробнее о том, почему судьи с недоверием относятся к электронным документам, читайте на с. 76.

Электронные средства связи прочно вошли в нашу жизнь. На работе без них как без рук. Записки, поручения, требования и другие сообщения руководство отправляет по «электронке». Вместе с тем удобство оказывается обманчивым. Работодатель может признаться в письме о своих нарушениях трудового законодательства (например, о размере заработной платы в конверте) или прямо нарушить закон (требуя, скажем, от работников подписать акты задним числом).

Да и без правильной фиксации электронной документации в случае возникновения спора сослаться на электронное письмо не получится. Ведь при обращении в судебные инстанции каждая из спорящих сторон должна подтвердить свою позицию. Как говорится, слово к делу не пришьешь, поэтому нужно представить суду что-нибудь более весомое. Постараемся выяснить, можно ли «пришить» к трудовому спору, рассматриваемому в суде, электронное письмо.

Читайте так же:  Образец трехстороннего договора купли продажи недвижимости

Согласно Гражданскому процессуальному кодексу РФ (далее — ГПК РФ) доказательствами по делу могут служить сведения о фактах, имеющих значение для правильного рассмотрения спора, полученные из объяснений сторон, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио — и видеозаписей, заключений экспертов (ч. 1 ст. 55). Очевидно, что электронные файлы — такие же носители информации, как и прочие, отличающиеся лишь своей формой. Хотя при их распечатке они принимают тот же вид, что и любой другой привычный бумажный документ.

Естественно, что суд принимает сведения, добытые только законным путем (ч. 2 ст. 55 ГПК РФ). Кроме того, они должны быть относимыми (доказательства должны иметь значение для рассмотрения и разрешения конкретного дела — ст. 59 ГПК РФ) и допустимыми (обстоятельства, которые должны быть подтверждены какими-то определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами — ст. 60 ГПК РФ).

Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов — это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо идентификации, т. е. подтверждения правдивости сведений, важна и аутентификация — подтверждение авторства документа.

К сведению. Никакие доказательства не имеют для судьи заранее установленной силы, он по своему внутреннему убеждению оценивает представленные сторонами документы и решает вопрос об их достоверности, допустимости и относимости (ч. 1 — 3 ст. 67 ГПК РФ).

Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя. Это не представляет сложности при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП). В таком случае электронный документ по своему значению ничем не отличается от распечатанного и заверенного оригинальной подписью, кроме случаев, когда нормативными правовыми актами предписано составлять и хранить конкретный документ именно на бумажном носителе; однако подобные технологии используются, как правило, только в банковской сфере и не фигурируют в трудовых спорах.

Нотариус в помощь

Один из очевидных и практически единственный предусмотренный законом способ превращения виртуального документа в реальный — это обратиться к нотариусу за обеспечением доказательств (ст. ст. 102 — 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных ВС РФ от 11.02.1993 N 4462-1, далее — Основы законодательства о нотариате). Нотариус заранее извещает другую сторону спора о времени и месте рассмотрения доказательств. Хотя ее неявка не будет препятствием для проведения необходимых действий. А в случаях, не терпящих отлагательств, можно вообще обойтись без этого.

Нотариус может запротоколировать распечатанную страницу сайта или электронное письмо. Чтобы подтвердить отправителя и получателя почты, в том же документе можно заверить и показания свидетелей.

Судебная практика. Истец обратился в суд с иском к ООО КБ «Стройкредит» о признании отношений трудовыми и взыскании заработной платы. Истец утверждал, что при приеме на работу он не был оформлен надлежащим образом, однако работал в качестве управляющего операционным офисом — разрабатывал бизнес-план, занимался организацией и обустройством офиса, подготавливал и заключал договоры аренды, оборудовал офис, покупал технику, вел работу по подбору персонал. Ответчик требования не признал, пояснив, что ему ничего не известно о том, что истец выполнял какие-то функции по открытию операционного офиса банка, трудовой договор с истцом не заключался, доверенности на его имя не выдавались и полномочиями он не наделялся

Проанализировав представленные доказательства, суд пришел к выводу, что между сторонами были трудовые отношения. Факт выполнения работ и нахождение в трудовых отношениях истца и ответчика подтверждается многочисленной перепиской по электронной почте, распечаткой сотового оператора телефонных переговоров с руководством банка, должностными лицами сторонних организаций по вопросу открытия офиса, что подтверждается нотариально заверенным протоколом осмотра электронной почты. На основании этого иск был удовлетворен (Решение Октябрьского районного суда г. Мурманска от 12.03.2012 N 2-860 ).

Как показывает практика, самая большая проблема — найти нотариуса, ведь подобного рода услуги оказывают далеко не все. Да и не каждый работник знает о такой возможности.

Не менее важный момент в подобных ситуациях — обратиться к нотариусу возможно только до обращения в суд (ч. 2 ст. 102 Основ законодательства о нотариате). Дело в том, что после подачи иска вопрос об обеспечении доказательств при получении соответствующего ходатайства решается судом. В этом документе нужно указать причины, по которым электронное доказательство может не «дожить» до рассмотрения дела по существу. Если речь идет о странице в сети, то очевидно, что ее владелец может изменить информацию в любой момент, и уж тем более он постарается это сделать при получении искового заявления.

Судебная практика. Истица после расторжения договора по соглашению сторон подала иск о восстановлении на работе. Она пыталась доказать, что направляла работодателю заявление об отмене соглашения по электронной почте, предъявив нотариально заверенное электронное письмо. Первая инстанция согласилась с доводами искового заявления. Однако ответчик подал кассационную жалобу, и вторая инстанция признала протокол недопустимым доказательством, поскольку он не подтверждал получения письма работодателем. Кроме того, истица обратилась к нотариусу после подачи иска, тем самым нарушив ст. ст. 102 и 103 Основ законодательства о нотариате (Постановление Судебной коллегии по гражданским делам суда Еврейской автономной области от 07.10.2011 N 33-455/2011) .

Слово за судьей

Если говорить о представлении электронных доказательств непосредственно в суде, необходимо понимать, что арбитр рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.

Читайте так же:  Уведомление о изменении условий трудового договора образец

К сведению. При возникновении в ходе процесса вопросов, требующих специальных познаний, к примеру, об особенностях процесса передачи информации по сети, судья может обратиться к эксперту по своей инициативе или по ходатайству стороны.

Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела, другие считают, что по письмам без ЭЦП невозможно с достаточной достоверностью определить отправителя и получателя письма. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться и другое лицо.

В любом случае такого рода доказательства можно и нужно использовать. Если вышеописанные обеспечительные меры не были приняты, необходимо подать ходатайство о приобщении доказательств по делу, приложив эти же документы в распечатанном виде, объяснив, какие именно факты они подтверждают. Одновременно желательно предоставить судье возможность просмотреть и сравнить документы в электронном виде, захватив с собой ноутбук с выходом в Интернет.

При принятии решения о приобщении доказательств судья уточняет у другой стороны мнение по этому вопросу. И вполне естественным будет возражение, как раз по причине недопустимости такого доказательства, со словами «и вообще я ничего не получал (или не отправлял)».

Поэтому важно еще при подготовке ходатайства обдумать, чем можно «подкрепить» электронный документ, и представить суду аргументированное обоснование необходимости его приобщения. В частности, можно опираться на следующие выводы. В соответствии с ч. 1 ст. 71 ГПК РФ письменными доказательствами являются в том числе и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, независимо от того, получены они по обычной почте, факсу или электронной почте.

Неплохо будет обосновать необходимость применения электронной почты. Работодателю следует понимать, что для работающего на «удаленке» это не представит сложности, а если переписка велась в пределах одного офиса, можно объяснить это сложившейся в компании производственной практикой.

[1]

Судебная практика. Сотрудник, работающий в другом городе, был извещен по электронной почте о необходимости явиться на производственное совещание. К письму прилагались оплаченные билеты. После того как работник не явился по вызову, его уволили за прогул с соблюдением необходимой процедуры. Подав исковое заявление в суд, сотрудник настаивал на том, что у него был отключен Интернет и письма он не получал, однако продолжал исправно трудиться. Судьи встали на сторону работодателя и приобщили электронную переписку к делу, поскольку в заключенном трудовом договоре был предусмотрен именно такой способ связи с работником (Решение Свердловского районного суда г. Иркутска от 13.08.2010 N 2-2475/10) .

Также нелишним будет идентифицировать отправителя и получателя писем. При использовании корпоративной почты можно представить документальное подтверждение от IT-службы о наличии у каждого сотрудника личного пароля и дополнительных мерах защиты. И даже наличие у работника отдельного кабинета в таком случае может сыграть на руку, ведь этот факт затрудняет доступ посторонних лиц к электронным документам.

Если же речь идет о почтовом ящике на общественном сервере, факт переписки и содержание письма может подтвердить провайдер — если не добровольно, то отвечая на запрос суда (опять-таки для этого придется подать ходатайство).

Судебная практика. Работник, выйдя из отпуска, получил на руки еще один приказ об отпуске с последующим увольнением. Настаивая на том, что он не собирался прекращать трудовые отношения, уже бывший сотрудник подал иск о восстановлении в прежней должности и оплате вынужденного прогула. В судебном заседании представитель работодателя утверждал, что заявление на отпуск с последующим увольнением написано истцом и направлено руководству по электронной почте.

Видео (кликните для воспроизведения).

Суд первой инстанции принял сторону работника, удовлетворив требования иска. Подтвердили это решение и в кассации. Суд подверг сомнению и не принял в качестве достоверного и допустимого доказательства законности увольнения истца заявление, присланное по электронной почте с неустановленного электронного адреса, посчитав, что оно не может расцениваться как полноценный письменный документ о намерении работника расторгнуть трудовой договор, поскольку не подтверждает волю работника собственноручной личной подписью (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Коми от 13.02.2012 N 33-679/2012) .

Работодателям хочется дать совет не забывать, что работники могут использовать ваше оружие против вас же. Они точно так же могут обратиться к нотариусу или пойти в прокуратуру с распечатками электронной почты. В общем, подумайте несколько раз, прежде чем что-то писать в электронных письмах своим работникам.

Источники


  1. Беляева, О. М. Актуальные проблемы теории государства и права. Практикум / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2015. — 448 c.

  2. Кофанов, Л.Л. Древнее право. Ivs antiovvm; М.: Спарк, 2012. — 313 c.

  3. Лазарев, В.В. Теория государства и права 5-е изд., испр. и доп. учебник для академического бакалавриата / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Юрайт, 2016. — 521 c.
  4. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 3. — М.: Зерцало-М, 2001. — 528 c.
  5. Безуглов, Анатолий Встать! Суд идет: моногр. / Анатолий Безуглов. — М.: Детская литература. Москва, 2014. — 224 c.
  6. Является ли электронная переписка официальным документом
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here