Расчет компенсации за использование личного автомобиля образец

Информационная статья на тему: "Расчет компенсации за использование личного автомобиля образец" с полным объяснением материала. Если в процессе прочтения возникли вопросы, то вы всегда можете задать их дежурному юристу.

Расчет компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях

Добрый день! Мы работает выездными инженерами в компании Ростелеком. Работаем на своих авто. С нами заключение договора аренды транспортного средства без экипажа. Договор нас не устраивает, так компенсации не хватает. Мы общались с руководством. Руководство попросило обосновать сумму, которую мы требуем. Нужна помощь, в составление расчет расходов на а/м. Работа у нас 11 часовая по графику 2/2. В среднем человек на машине проезжает 60-80км. Мы хотим компенсацию армотизации ( нужен пример расчет) + оплата за вождение ( тоже нужно сумму указать обоснованную) + оплата бензина ( считаю, что должны быть топливные карты с определенным лимитом на день, к примеру 10л)

Кто может составить грамотное обоснование расходов на а/м?

Ответы юристов ( 2 )

  • 10,0 рейтинг
  • 6177 отзывов

Дело в том, что размер и порядок такого рода компенсации, определяется соглашением в письменной форме между работником и работодателем, т.е. по договоренности сторон, но обязательность выплаты такой компенсации в любом случае закреплена законом.

Статья 188 Трудового кодекса РФ:

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Т.е., если такое отдельное соглашение уже было между Вами и работодателем заключено, Вы вправе направить ему предложение о внесении в него соответствующих изменений, приложить их документальное обоснование, исходя из чего внести изменение в данное соглашение.

Если такового соглашения не заключалось его необходимо заключить, также на условиях для Вас более приемлемых.

Все условия, придется оговаривать при этом — по договоренности.

Действующим законодательством устанавливаются предельные размеры компенсаций такого рода, но только в отношении бюджетных организаций (государственных и муниципальных), их также можно учитывать, но не обязательно.

К примеру согласно постановлению Правительства РФ от 2 июля 2013 года N 563

«О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием», по ссылке:http://docs.cntd.ru/document/4.

Также дополнительно рекомендую ознакомиться со следующей информацией по ссылке:https://cyberleninka.ru/articl.

  • 9,8 рейтинг
  • 2907 отзывов эксперт

С нами заключение договора аренды транспортного средства без экипажа

в таком договоре должно быть указано:

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).

Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

На мой взгляд, использование Вашего ТС в данном случае производится не в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК РФ), а в рамках гражданско-правовых.

Мы хотим компенсацию армотизации ( нужен пример расчет)

это работа не для юриста, а для технического специалиста, который может оценить степень износа в пределах сроков эксплуатации и т.д.

+ оплата за вождение ( тоже нужно сумму указать обоснованную)

если вождение ТС не является вашей трудовой обязанностью, то такая работа оформляется как совмещение профессий (ст. 60.2 ТК РФ), поскольку, как я понимаю вождение Вы осуществляете в рамках рабочего времени по основной должности, а не в дополнительное.

Оплата совмещения производится по соглашению работника и работодателя, никаких нормативов тут нет. Обычно ориентируются на продолжительность времени выполнения доп.обязанностей и должностного оклада водителя (доплата делается пропорционально части оклада). Если должности водителя нет в штатном расписании, то совмещение оформить не представляется возможным.

подразумевается, что расходы на бензин несет арендатор, а не арендодатель (см. выше приведенные нормы ГК РФ).

Еще важный момент, в нерабочее время Вы пользуетесь своими ТС? Если да, то это уже ставит под сомнение законность заключения договора аренды ТС без экипажа, если не происходит фактической передачи ТС от арендодателя арендатору и обратно. В такой ситуации разделить ответственность практически невозможно. А еще если будет ДТП, то, боюсь будут еще проблемы.

В целом, как мне видится, работодатель изначально неверно оформил Ваши правоотношения, так что есть простор для урегулирования разногласий.

По сути, Вы можете просто отказаться водить свои автомобили, передать их работодателю по акту и пусть делает, что хочет ))) Такая итальянская забастовка.

Расчет компенсации за использование личного автомобиля образец

Электронный журнал
«Главный бухгалтер. Зарплата»
приветствует Вас!

Выплачиваем компенсацию работнику за износ личного автомобиля

Использование работником личного имущества (чаще всего автомобилей) в служебных целях – не редкость. За его износ по договоренности между нанимателем и работником может выплачиваться компенсация. Тогда у бухгалтера возникают вопросы о том, как правильно оформить отношения с работником, учесть выплаты в бухгалтерском учете и т.д. В материале рассмотрим эти и другие вопросы, связанные с выплатой компенсации за износ личного имущества.

Из письма в редакцию:

«В организацию принят специалист по продаже. Специфика работы подразумевает использование автомобиля для более оперативного решения вопросов и повышения уровня обслуживания клиентов.

Читайте так же:  Сколько стоит оформить завещание на однокомнатную квартиру

В нашей организации нет легковых автомобилей, и мы предложили работнику использовать личный транспорт для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, ему будет выплачиваться компенсация за износ автомобиля.

Подскажите, как нам правильно оформить отношения с работником? Как рассчитывается компенсация и отражается в бухгалтерском учете?

С уважением, бухгалтер Наталья Викторовна»

Уважаемая Наталья Викторовна, давайте разберемся с первым вопросом.

Работники, использующие свои транспортные средства для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Оформление отношений

Оформить отношения между нанимателем и работником можно несколькими способами:

1. Размер, порядок выплаты компенсации и пользования личным имуществом можно предусмотреть в трудовом договоре.

Такой вариант целесообразен при приеме на работу. Если за пользование имуществом компенсация не выплачивается, советуем эту норму также закрепить в трудовом договоре.

2. Если возникла необходимость использовать имущество работника, который уже работает в организации, то заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

3. Компенсация выплачивается на основании заявления работника.

Такой вариант подойдет при разовом использовании автомобиля, а также когда условия и порядок выплаты компенсации не предусмотрены иными документами.

Хочу обратить Ваше внимание на то, что в данном случае компенсация выплачивается на усмотрение нанимателя. Такая выплата не является обязанностью.

4. С работником заключается гражданско-правовой договор.

Например, имущество может сдаваться в аренду или передаваться безвозмездно. Неотъемлемой частью договора является акт передачи имущества с описанием его состояния и количества. Размер вознаграждения тоже предусматривается договором.

Я думаю, для Вас не составит труда выбрать один из способов оформления отношений, учитывая договоренности с работником.

Порядок выплаты компенсации

Отвечая на второй вопрос, сразу скажу, что размер и порядок определения компенсации законодательством не предусмотрен. Основным критерием является договоренность между нанимателем и работником.

На практике чаще всего компенсация устанавливается в фиксированной сумме.

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1

Сумма компенсации за износ автомобиля установлена за месяц

Работник использует личный автомобиль в служебных целях. Трудовым договором предусмотрено, что ему выплачивается компенсация – 80 руб. в месяц. За не полностью отработанный месяц компенсация рассчитывается пропорционально отработанным дням.

В декабре 2017 г. работник из 20 запланированных дней отработал 10 дней в связи с болезнью. Сумма компенсации за декабрь составила 40 руб. (80 / 20 × 10).

В этом примере обращаю Ваше внимание на то, что рассчитывать компенсацию пропорционально отработанному времени необязательно. Она рассчитывается по договоренности.

Пример 2

Сумма компенсации за износ автомобиля установлена за 1 км пробега

По договоренности с нанимателем работнику выплачивается компенсация за износ автомобиля. Ее размер составляет – 1 руб. за 1 км служебного пробега. Учет продолжительности поездок в служебных целях возложен на работника.

В декабре работник проехал 60 км, ему выплачена компенсация – 60 руб. (60 км × 1 руб.).

Пример 3

Сумма компенсации за износ автомобиля установлена за день

Дополнительным соглашением к трудовому договору установлен размер, порядок и условия выплаты компенсации за износ транспортного средства. Ее размер составляет 8 руб. за каждый день использования личного автомобиля в служебных целях.

В декабре работник использовал автомобиль в служебных целях на протяжении 9 дней. За эти дни ему выплачена компенсация – 72 руб. (8 руб. × 9 дней).

Это лишь несколько примеров того, как можно выплачивать компенсацию за износ. Стороны самостоятельно должны договориться о размерах, порядке выплаты и условиях компенсации.

В бухгалтерском учете расчеты с работником по выплате компенсации за износ автомобиля учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Как правило, начисленная компенсация учитывается на счетах учета затрат на производство, расходов на реализацию, поскольку автомобиль эксплуатируется в соответствии с трудовой функцией работника.

В бухгалтерском учете делается запись:

Д-т 20, 23, 25, 26, 29, 44 – К-т 73.

Надеюсь, на Ваши вопросы, Наталья Викторовна, я ответила.

Не могу оставить без внимания и то, что компенсация за износ автомобиля является доходом работника. В свою очередь, компенсация облагается подоходным налогом. Налог исчисляется и удерживается при выплате.

В бухгалтерском учете на сумму удержанного с работника подоходного налога делается запись:

[2]

Д-т 73 – К-т 68-4 «Расчеты по налогам и сборам».

Одновременно с этим отмечу, что страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах на сумму компенсации не начисляются, поскольку выплата поименована в Перечне № 115 * .

____________________
* Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115.

Искренне Ваша, Ольга Павловна

Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля в

Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected], от 20.09.2005 № 20-12/66690).Работник не является собственником автомобиля Так же, как и в случае с НДФЛ, Минфин считает, что при управлении автомобилем по доверенности, суммы компенсации не учитываются в налоговых расходах (Письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49). Однако я уже упоминала Решение ВАС, согласно которому к «личному» имуществу сотрудника относится и автомобиль, принадлежащий на праве владения или пользования по доверенности, поэтому есть шанс отстоять в суде право включать в расходы такую компенсацию. Решать, какой вариант выбрать, конечно, только Вам.

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018

Существуют нормативы сумм возмещения за месяц работы, которые зависят от мощности автомобиля:

  • 1200 рублей для легковых авто с объёмом двигателя до 2000 куб.;
  • 1500 рублей для транспорта с двигателем, объём которого превышает 2000 куб.;
  • 600 рублей за эксплуатацию мотоцикла.

Компенсация затрат сотрудника за горюче-смазочные материалы Согласно положениям действующего законодательства оплата расходов на горюче-смазочные материалы происходит после того, как работник понёс определённые затраты и предоставил в бухгалтерию предприятия подтверждающие оплату ГСМ документы: чеки с АЗС, счета из автосервиса и т.д.

Читайте так же:  Общая продолжительность непрерывного отпуска не должна превышать

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни (см. пример расчета в конце статьи).

  • Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.

Начисление компенсации за использование личного автомобиля и отражение в бухгалтерском учете Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами затрат (20, 23, 25, 26, 44).

Как рассчитать размер компенсации за использование личного транспорта?

Из статьи Вы узнаете: 1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. 2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН. 3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.
Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

Получи компенсацию и пособие

  • оформление ссуды, на основании которой будет признано безвозмездное использование машины сотрудника;
  • подписание с сотрудником договора аренды транспорта;
  • начисление компенсационных сумм согласно положениям Трудового Кодекса РФ.

Кажется, что для работника наименее выгодным вариантом будет оформление ссуды. Во-первых, ещё при подписании трудового контракта можно отказаться от подобных условий. Во-вторых, руководство предприятия вряд ли станет подписывать соглашение о ссуде, поскольку в такой ситуации необходимо будет уплачивать дополнительные налоги.

[1]

Компенсация работнику за использование личного транспорта

Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:

  • до 2 000 куб. сантиметров — 1 200 руб. в месяц;
  • более 2 000 куб. сантиметров — 1 500 руб. в месяц.

В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.). Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.

Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Видео (кликните для воспроизведения).

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля Работник является собственником автомобиля Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются.
Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327. В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст.

При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации. При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам.

С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:

  • 13% — для налоговых резидентов;
  • 30% — для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет. Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012). Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем.

В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:

  • Арендные платежи.
  • Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст.
  • Проведения текущего ремонта.
  • Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
  • Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.
  • Произведенных при эксплуатации иных затрат.

По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.
В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, в расходах учитывается вся сумма компенсации и возмещения затрат, согласованная между работником и работодателем и подтвержденная документально. Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля Возьмем за основу Образец соглашения об использовании личного транспорта из предыдущей статьи. По соглашению менеджеру по продажам за использование личного автомобиля MITSUBISHI LANCER 1,6 выплачивается:

  • Ежемесячная компенсация 5 000,00 руб.

в месяц;

  • Возмещение расходов на бензин по нормам расхода, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (7,7 л / 100 км).
  • 3 сентября работник сдал в бухгалтерию утвержденный руководителем отчет об использовании личного транспорта за август с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в августе составил 1 500 км.

    Читайте так же:  Президент рф подписывает и обнародует федеральные законы

    Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

    Из статьи Вы узнаете:

    1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

    2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

    Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

    Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

    В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

    — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

    — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

    Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

    Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

    1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

    Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

    ! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

    2. Должностная инструкция сотрудника.

    [3]

    В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

    3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

    Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

    В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

    • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
    • Размер компенсации;
    • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
    • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

    К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

    4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

    Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

    5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

    Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

    • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
    • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.
    Читайте так же:  Фрс кубань официальный сайт проверить состояние регистрации

    Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

    • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
    • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

    Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

    Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

    Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

    Кому положена компенсация

    Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

    Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

    Документальное оформление

    Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

    Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

    При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

    Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

    Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

    Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

    Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

    Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

    Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

    При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

    • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
    • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

    Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

    Начисление компенсации

    Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

    Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:


    • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
    • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

    Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

    Путевые листы

    Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

    По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

    Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

    При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

    Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

    Читайте так же:  Справка индивидуального предпринимателя для визы образец

    Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

    Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

    • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
    • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
    • обосновывающие расчет суммы компенсации;
    • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

    Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

    Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

    Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

    Бухучет

    В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

    Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

    – начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

    Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

    В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

    Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

    В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
    1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

    Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

    Дебет 26 Кредит 73
    – 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

    Расчеты по выплате компенсации за использование личных автомобилей и личных мобильных телефонов для служебных целей

    Отражение в бухгалтерском учете компенсационных выплат за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок.

    Отражение в бухгалтерском учете компенсационных выплат за использование личных мобильных телефонов работников для служебных переговоров. Работодателем оплачена только стоимость служебных переговоров работников и выплачена им компенсация.

    Расчет компенсации за использование автомобиля сотрудника

    Вопрос-ответ по теме

    Спасибо на ответ к вопросу, зарегистрированную под номером 526826.Я хотела еще уточнить как рассчитать компенсацию за месяц?

    Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

    Расчет нормы ГСМ

    Узнайте верный КБК

    Учетная политика для госсектора

    Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

    сообщаем следующее: Нормы компенсации за использование личного транспорта сотрудника представлены ниже.

    Например, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно установлена норма в 1200 рублей в месяц.

    Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

    Пример начисления компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок приведен ниже.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

    1. Справочник: Нормы компенсации за использование личного транспорта сотрудника

    Кому выплачивается компенсация Транспортное средство Норма компенсации в месяц, руб. Основание
    Федеральные государственные гражданские служащие Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 2400 Приложение к постановлению Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563
    Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см 3000
    Мотоциклы 1200
    Сотрудники органов внутренних дел Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 3300 Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. № 1199
    Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см 4100
    Мотоциклы 1650
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Нормы расходов на выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей (мотоциклов) для служебных поездок, в пределах которых такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций)*

    Источники


    1. Червонюк, В. И. Теория государства и права / В.И. Червонюк. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 704 c.

    2. Бикеев, А. А. Трудоправовая деятельность в организации. Учебное пособие / А.А. Бикеев, М.В. Васильев, Л.С. Кириллова. — М.: Статут, 2015. — 144 c.

    3. Сборник постановлений пленума верховного суда СССР. (1924-1977 гг.) (комплект из 2 книг). — М.: Известия Советов народных депутатов СССР, 2016. — 822 c.
    4. Скуратовский, М. Л. Подготовка дела к судебному разбирательству в арбитражном суде первой инстанции / М.Л. Скуратовский. — М.: Wolters Kluwer, 2018. — 200 c.
    5. Теория государства и права в вопросах и ответах:Учебно-методическое пособие. -5-е изд. исп. — Москва: ИЛ, 2015. — 725 c.
    6. Расчет компенсации за использование личного автомобиля образец
      Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here