Что значит надлежащим образом заверенная копия документа

Информационная статья на тему: "Что значит надлежащим образом заверенная копия документа" с полным объяснением материала. Если в процессе прочтения возникли вопросы, то вы всегда можете задать их дежурному юристу.

Как законно повлиять на судью, чтобы она заверила копии документов?

Истцом в суд были поданы незаверенные копии доказательств в большом количестве. Ни на одном судебном заседании судья не заверила их надлежащим образом. Копии доказательств ответчика заверила на первом же заседании. Как законно повлиять на судью, чтобы она заверила копии документов? Как вообще можно их заверить если не судьей и нотариусом? Документов более 70, у нотариуса это будет стоить кругленькую сумму, поэтому ищу альтернативу.

Вам не нужно заверять копии доказательств в суде — они приняты судом в качестве доказательств согласно гл. 6 ГПК РФ.

Имеете право предоставить оригиналы доказательств для заверения, судья имеет право при сверки копии с оригиналами- заверить копии своей подписью

Копию вправе заверить ИП своей печатью «КОПИЯ ВЕРНА»

Такой порядок предусмотрен процессуальным законодательством

Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства.

Как следует из п. 2.1.30 Государственного стандарта РФ ГОСТ №Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28 заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Владимир, это делает судья,если она этого не сделала,то это не Ваши проблемы.

Судья при предоставлении оригиналов документов, сама или через секретаря должна заверить предоставленые копии. Пишите ходатайство, если это для Вас так важно. Предоставленные доказательства (копии документов) уже приобщены в дело, в противном случае судья не приняла бы их.

Как следует из п. 2.1.30 Государственного стандарта РФ ГОСТ №Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28 заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;

далее указывается должность лица, заверившего копию;

проставляется его личная подпись;

делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

указывается дата заверения;

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. Левченко

[2]

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Что значит надлежащим образом заверенная копия документа

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Читайте так же:  Согласие сособственников на регистрацию по месту жительства

Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Мордовия от 09 октября 2014 г. по делу N 33-1971/2014 (ключевые темы: заверение копий документов — полномочия представителя — частная жалоба — печать — заверительная надпись)

Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Мордовия от 09 октября 2014 г. по делу N 33-1971/2014

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Республики Мордовия в составе:

судьи-председательствующего Екония Г.К.

судей Ганченковой В.А. Тамарова Ю.П.

при секретаре Сухойкиной Н.В.

рассмотрела в открытом судебном заседании от 9 октября 2014 года в городе Саранске частную жалобу ООО «Русфинанс Банк» на определение судьи Ленинского районного суда города Саранска Республики Мордовия от 15 августа 2014 года.

Заслушав доклад судьи Тамарова Ю.П., судебная коллегия

ООО «Русфинанс Банк» обратилось в суд с иском к Кирееву А.Н. о взыскании задолженности по кредитному договору.

Определением судьи Ленинского районного суда города Саранска Республики Мордовия от 15 августа 2014 года вышеуказанное исковое заявление возвращено.

При этом истцу разъяснено, что возвращение искового заявления не препятствует повторному обращению в суд с данным исковым заявлением, если будут устранены допущенные нарушения.

В частной жалобе представитель ООО «Русфинанс Банк» Верязов Е.Д. просил определение судьи от 15 августа 2014 года отменить, ссылаясь на то, что доверенность выдана и составлена с соблюдением требований законодательства.

В соответствии с положениями части третьей статьи 333 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации данная частная жалоба рассматривается в отсутствие лиц, участвующих в деле.

Проверив законность и обоснованность обжалуемого определения судьи в пределах доводов частной жалобы, судебная коллегия находит определение судьи подлежащим оставлению без изменения.

Как следует из материалов дела, исковое заявление ООО «Русфинанс Банк» подписано и подано представителем Сладковой А.В.

В подтверждение полномочий Сладковой А.В. на подачу и подписания исковых заявлений от имени ООО «Русфинанс Банк» к иску приложена светокопия доверенности на имя Сладковой А.В., которая заверена печатью данного общества и подписью неизвестного лица.

В подтверждение полномочий Сладковой А.В. заверение копий документов от имени ООО «Русфинанс Банк» к иску приложена светокопия доверенности на имя Сладковой А.В., которая заверена печатью данного общества и подписью неизвестного лица.

Возвращая исковое заявление, судья пришёл к выводу о том, что к иску не приложена надлежащим образом заверенная доверенность на имя Сладковой А.В., подписавшей иск.

В соответствии с частью четвёртой статьи 131 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации исковое заявление подписывается истцом или его представителем при наличии у него полномочий на подписание заявления и предъявление его в суд.

Согласно статье 132 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации к исковому заявлению должна быть приложена доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца.

В силу статьи 54 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации представитель вправе совершать от имени представляемого все процессуальные действия. Однако право представителя на подписание искового заявления и предъявление его в суд должно быть специально оговорено в доверенности, выданной представляемым лицом.

Указанные полномочия представителя должны быть выражены в доверенности, выданной и оформленной в соответствии с законом, при этом доверенность от имени организации выдается за подписью её руководителя или иного уполномоченного на это её учредительными документами лица, скрепленной печатью этой организации (части первая и третья статьи 53 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации).

Порядок оформления копий документов регламентирован подпунктом 25 пункта 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утверждённого приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 года N 1185-ст, и пунктом 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии постановляет от 3 марта 2003 года N 65-ст.

Как следует из приведенных норм, заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.

На основании изложенного светокопия доверенности является надлежащим документом, подтверждающим полномочия представителя федерального органа исполнительной власти на подачу апелляционной, кассационной или надзорной жалобы, только в том случае, если она заверена в соответствии с приведенным выше порядком.

Подобное разъяснение правовых норм, касающихся порядка заверения копий документов, дано в Обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за первый квартал 2012 года, утверждённом. Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 20 июня 2012 года.

Следовательно, прилагаемые к иску копии доверенностей на имя Сладковой А.В. вышеуказанным требованиям не отвечают.

В соответствии с пунктом 4 части первой статьи 135 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации исковое заявление возвращается в случае, если исковое заявление не подписано или исковое заявление подписано и подано лицом, не имеющим полномочий на его подписание и предъявление в суд.

В связи с этим судья правомерно и обоснованно возвратил исковое заявление

По этим основаниям отклоняются доводы частной жалобы.

Таким образом, определение судьи является правильным и довод частной жалобы не может повлечь его отмену.

Исходя из изложенного и руководствуясь пунктом 1 статьи 334 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, судебная коллегия

определение судьи Ленинского районного суда города Саранска Республики Мордовия от 15 августа 2014 года оставить без изменения, а частную жалобу ООО «Русфинанс Банк» — без удовлетворения.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика во внебюджетные фонд для выдачи работника участника для участия организации в конкурсе (аукционе и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).
Читайте так же:  Площадь придомовой территории многоквартирного дома нормативы

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 (далее — ГОСТ но он носит рекомендательный характе

Видео (кликните для воспроизведения).

Лучше соблюдать требования Указа и ГОСТ одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизит

Реквизит Чем предусмотрен Примечания
1 Заверительная надпись Указ
ГОСТ
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2 Должность лица, заверившего копию Указ
ГОСТ
Руководител или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работни заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборот или в доверенности
3 Подпись лица, заверившего копию Указ
ГОСТ
4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ допускаетс Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5 Печать Указ
ГОСТ
ГОСТ допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ Организация может заверять:
  • копии собственных документов;
  • копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организаци

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии

7 Дата выдачи (заверения) Указ
ГОСТ
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутстви
Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Читайте так же:  Работа по взысканию задолженности за коммунальные услуги

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

[1]

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Читайте так же:  Работа клинического психолога в медицинских учреждениях

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Что значит надлежащим образом заверенная копия документа

ЗА БУКВОЙ ЗАКОНА

Тимошкина Ю. В.,
главный государственный инспектор ИФНС РФ № 5 по г. Москве, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Любая организация сталкивается с необходимостью представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия, а заверенная надлежащим образом.

Законодательное определение понятия «копия документа» отсутствует. Однако, согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки. Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее.

В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т. д. Для придания простой копии документа таких свойств необходимо ее надлежащее заверение, которое производится путем проставления на ней в установленном порядке необходимых реквизитов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Существует два способа заверения копий документов: нотариальное и самостоятельное заверение организацией.

Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. За совершение указанного действия взыскивается государственная пошлина, что требует как временных, так и материальных затрат со стороны организации. Впрочем, представление нотариально заверенных копий документов требуется не всегда, а только в случае, если это прямо установлено (например, требованиями закона).

В остальных случаях копия документа может быть заверена организацией самостоятельно.

В настоящее время действуют следующие документы, регламентирующие порядок заверения организацией копий документов:

Является ли незаверенная копия паспорта документом, удостоверяющим личность?

Действующее законодательство не предусматривает возможность установления личности граждан на основании предъявленных ими нотариально заверенных копий документов, удостоверяющих личность. Нотариально заверенная копия паспорта не признана судебной практикой документом, заменяющим паспорт (определение Московского городского суда от 22.04.2011 № 33-8846).

Кроме того, в п. 9 постановления № 828 указано, что третья страница паспорта гражданина РФ защищена ламинационной пленкой с голографическим изображением. В правом верхнем углу расположен элемент, имеющий форму окружности, с буквами «РФ». В зависимости от угла зрения элемент меняет свой цвет с пурпурного на зеленый. Названные защитные механизмы не могут быть воспроизведены при копировании данной страницы.

Таким образом, удостоверение нотариусом копии паспорта гражданина РФ может свидетельствовать только о том, что данная копия тождественна по содержанию тексту в подлинном документе, предъявленном для ксерокопирования, но заменить оригинал документа такой копией нельзя.

Копии документов, связанных с работой

Статьей 62 ТК РФ установлена обязанность компании не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с выполняемой им работой (копии приказа о приеме, переводах и увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы в данной компании и другое).

ПЕРВОИСТОЧНИК

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Выдаваемые копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться безвозмездно. При этом, в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Положениями п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендовано при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставлять заверительную надпись:

«Верно» директор ___ И в а н о в ___ /Иванов В. В./
01.08.2014

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются руководителем, кадровыми работниками или сотрудниками бухгалтерии. В отличие от оригинала документа, на котором в установленных случаях проставляется оттиск печати организации, копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (например, печатью отдела кадров организации).

При выдаче копий документов, связанных с выполняемой сотрудником работой, в организации необходимо обратить внимание на то, что, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина персональные данные сотрудника охраняются государством и подлежат защите.

Статьей 88 ТК РФ установлен запрет для компании на передачу персональных данных сотрудника третьей стороне без письменного согласия (за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами).

Соответственно, если документ, который просит выдать ему сотрудник, содержит персональные данные других работников, то ему предоставляется выписка из такого документа вместо копии. Так, например, если в заявлении работник просит предоставить ему копию штатного расписания, то компания предоставляет ему выписку из указанного документа, содержащую информацию лишь о его должности и выплатах.

ПОЗИЦИЯ ВАС

При представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ.

Копии документов как доказательства в суде

Согласно положениям ст. 65 АПК РФ каждое лицо, участвующее в судебном деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается на основании своих требований и возражений. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные факты, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

[3]

ПОЗИЦИЯ ФАС

Читайте так же:  Фрс кубань официальный сайт проверить состояние регистрации

Если копии документов не заверены надлежащим образом, то они не могут рассматриваться арбитражным судом в качестве надлежащих доказательств.

Частью 8 ст. 75 АПК РФ установлено, что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

В качестве документов, регламентирующих надлежащий порядок заверения копий, арбитражные суды рассматривают вышеупомянутые документы (Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003). При этом стоит напомнить, что требования первого документа носят обязательный характер. В определении от 20.12.2010 № ВАС-14501/10 ВАС РФ отметил, что к надлежащим образом заверенным копиям относятся только те, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ.

Следует также указать, что, в соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ, арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтвержденный только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой или невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств (определение ВАС РФ от 26.12.2012 № ВАС-17927/12).

ПОЗИЦИЯ ФНС

Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы должны расценивать как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.ст. 126 или 129.1 НК РФ.

Иные копии документов

Заверять копии документов организации может потребоваться не только для своих работников или суда, но и в иных случаях. Например, они понадобятся для представления в налоговый орган (в ходе проведения проверки или для подтверждения льготы), для участия в конкурсе на заключение контракта и т. д.

Существуют и некоторые особенности заверения копий документов для налогового органа. В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ представление документов по требованию налогового органа на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

В письме от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 ФНС РФ отмечает, что НК РФ не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов. Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов компании, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т. д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т. д. и т. п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто, какие документы и какой печатью может заверять. Работодатель – индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).

В то же время Минфин РФ в письме от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 высказал противоположную точку зрения, согласно которой, исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка. Указанная позиция нашла свое отражение и в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Видео (кликните для воспроизведения).

Также нежелательно представлять копии истребуемых налоговым органом документов на черновиках. В письме от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35 Минфин РФ указал, что, согласно ст. 31 НК РФ, ФНС вправе требовать от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов. Данными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля. Пунктом 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона).

Источники


  1. Милантьев, В.П. История и методология физики / В.П. Милантьев. — М.: Российский университет дружбы народов (РУДН), 2016. — 578 c.

  2. Астахов, Павел Правописные истины, или Левосудие для всех / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2016. — 368 c.

  3. Все о пожарной безопасности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. — М.: Альфа-пресс, 2010. — 480 c.
  4. Хутыз, М.Х. Римское частное право; М.: Былина, 2011. — 170 c.
  5. Корпоративное право. Актуальные проблемы. — М.: Инфотропик Медиа, 2015. — 242 c.
  6. Что значит надлежащим образом заверенная копия документа
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here